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知識庫體系建設與管理辦法，打造良好的內部知識循環體系

原創

2024/01/05 14:13:44

來源：天潤融通

作者：Tian

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本文摘要

隨著數字化、智能化、平臺化等技術的飛速發展，以及知識管理需求的不斷提高，“知識庫”成為了企業、組織中越來越重要的知識管理內容，企業與組織越來越重視經驗沉淀與積累，如何將企業經驗固化下來并傳播出去成為了很多人關注的話題。

而知識管理平臺就是在這樣的背景下應運而生的，以管理為核心，集企業資源、應用和流程管理于一體的綜合性服務平臺。具備很強的通用性、兼容性和開放性，可以實現用戶按需自定義建設與使用，提供高質量、高效率、低成本的服務。

知識庫體系建設與管理辦法

分類與管理

在建設知識庫時，首先要根據業務需求進行分類，將用戶感興趣的內容進行整理歸類，并根據其屬性對內容進行分級管理。內容管理將知識劃分為多個類別，并通過權限進行管控，不同用戶可根據不同的權限看到和下載內容，讓用戶在使用管理平臺時有一個明確的操作方向。

內容建設

內容建設是知識管理工作的核心，在內容建設中要注意以下幾點：

1、突出重點，避免無序;

2、選擇適合的內容展現形式;

3、進行合理分類;

4、定期進行版本更新;

5、制定內容更新制度。

通過這些操作，將知識進行整理、分類，從而幫助用戶在最短時間內獲取到自己所需的信息。

知識獲取

知識獲取，主要是從外部或內部收集，并通過管理系統進行整理、存儲、共享和應用。

獲取外部知識的主要途徑有：

(1)在企業內部各部門收集信息。比如，在企業內部設立知識管理小組，可以通過組織架構的形式將各部門的員工納入到管理小組中來，由小組負責收集與整理各部門員工提交的各種資料。

(2)通過外部獲取。可以通過直接購買、合作開發等方式獲取所需的外部知識。

(3)通過對已有的資料進行分析、總結。比如，企業內部擁有很多文檔，那么可以將這些文檔進行分類整理后進行分析與總結，最終形成知識庫。

安全與權限

知識庫的安全與權限管理是企業內部知識管理工作中至關重要的一環，用戶使用過程中，如果出現信息泄露、侵權等問題，不僅會造成企業大量資源損失，還會影響員工的工作積極性，甚至導致企業形象受損。

企業內部知識管理人員必須要對數據庫安全與權限進行嚴格控制。在設計權限時，需要保證其保密性、完整性和可用性，盡可能做到可擴展性和可維護性。

內容更新和維護

隨著技術的不斷發展，企業需要對已有的內容進行更新和維護，在這一過程中，企業知識庫需要與業務發展保持同步，避免內容過期導致業務流失，尤其是產品介紹、行業規范等。企業需要建立健全知識庫的更新和維護機制，一方面要對現有的內容進行收集、整理、更新;另一方面也要根據業務發展情況，不斷地完善。

為了更好地完善知識庫體系建設和管理工作，企業可以將知識庫與管理平臺相結合。以管理平臺作為載體，通過將企業現有的業務經驗固化到數據庫中，并不斷地更新、補充與完善，從而為企業業務的開展提供支持和服務，形成良好的內部知識循環體系。

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