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呼叫中心系統(tǒng)的主要作用是什么?通過功能和特色明確作用

原創(chuàng)

2022/10/31 09:52:37

來源：天潤融通

作者：小天

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本文摘要

呼叫中心系統(tǒng)也被稱為客戶服務中心，可以為用戶提供多方面幫助，開展業(yè)務溝通時可以承接大量通訊任務，充分利用計算機與電話集成(CTI)技術，處理服務、營銷、銷售等多種場景溝通問題。隨著近幾年的發(fā)展，使用范圍越來越廣泛，可小至非正式業(yè)務，大至擁有數(shù)百或數(shù)千員工的企業(yè)，均可以運用呼叫中心系統(tǒng)完成標準化業(yè)務辦理。

什么是呼叫中心系統(tǒng)?配圖1

用戶通過使用呼叫中心可以提高生產力，“自動呼叫分配器”或ACD等專業(yè)電話交換系統(tǒng)能夠根據(jù)不同的標準，完成呼入等待的操作或接收來電。系統(tǒng)可以自動撥號，全程監(jiān)控坐席狀態(tài)，并且能夠代替坐席完成呼出操作。呼叫中心已經(jīng)演變成為功能齊全的通訊工具，搭配智能輔助的程序，在諸多領域發(fā)揮更大的作用。

一、呼叫中心主要功能

1、呼叫隊列ACD

ACD全稱是Automatic Call Distribution，翻譯過來就是自動呼叫分配。在使用中，呼叫會立即獲得應答，而且，通過智能化系統(tǒng)幫助咨詢者分配給適合的人員進行接待。專業(yè)的電話系統(tǒng)，能夠將各類等待中的來電合理分配，避免讓咨詢者長時間等待。自動監(jiān)督來電排列的有序性，并根據(jù)先后順序、緊急性等因素來優(yōu)先接入。適用場景多，切實滿足用戶業(yè)務聯(lián)絡需求。

2、來電體驗

咨詢者撥通企業(yè)電話，通常能聽到業(yè)務或是產品相關的營銷信息，也可能是隊列狀態(tài)信息。呼叫等待的時間被利用起來，可以向訪客傳達信息，從而幫助訪客了解業(yè)務內容，加深產品印象，提高合作興趣。其中，營銷信息要提前錄制，可以根據(jù)需求更新。隊列狀態(tài)信息很容易理解，就是可以讓咨詢者了解到目前虛擬排隊前方人數(shù)，可以預留回撥號碼，在斷開連接后位置將被保留，系統(tǒng)一旦空閑便會回撥給來電者。

3、隊列策略

完善的呼叫中心系統(tǒng)能夠制定切實可行的隊列策略。一種是較為簡單的策略，當有訪客來電咨詢時，會接入全部坐席路線，其中有一人接通才會停止呼叫。另一種策略相比之下略微復雜，但是使用率非常高，更加適合大多數(shù)業(yè)務需求。具體的策略是智能篩選出空閑接線員，空閑時間長則被分配可能性越大。當然，系統(tǒng)會支持人工干預，無論實施哪一種策略，都能進行人工干預。

4、點擊撥號

采用點擊撥號的形式可以實現(xiàn)一鍵呼出，無需手動撥號，大幅度提升了坐席人員的工作效率。系統(tǒng)配置了單擊撥號器應用程序按鈕，用戶在使用中就可以一鍵撥號。此項功能對于前期客戶資源篩選幫助非常大，可以快速聯(lián)絡客戶，便于提取意向客戶。

5、自動撥號

用戶通過設置，可以使用自動撥號功能。與點擊撥號不同，自動化撥號輸出強度更大，只要人工坐席處于工作中，就可以一直撥出號碼。在處理大量的溝通業(yè)務時，采用自動撥號功能就能持續(xù)不斷地發(fā)起聯(lián)絡，省去中間人工操作環(huán)節(jié)，快速完成規(guī)定溝通任務。穩(wěn)定運行的系統(tǒng)會支持用戶長期溝通不掉線。

6、智能預測撥號

智能預測撥號器能夠監(jiān)測坐席平均處理時間和空閑時間，根據(jù)生成的數(shù)據(jù)來協(xié)調通話安排。把智能監(jiān)測和智能識別發(fā)揮到位，撥號器可以越過坐席開啟呼叫，未接聽的電話會自動忽略，如果電話被接聽則會自動轉給人工坐席進行接待。智能操作免去人工流程的煩瑣，提升整體溝通效率。

7、語音廣播

語音廣播對于坐席工作效率也會產生重要影響，自動化程度高，在開展各項業(yè)務工作時，能夠應用于多種場景。兼容性、靈活性十分突出，在一些特定的場合中，也會展現(xiàn)系統(tǒng)功能優(yōu)勢。

什么是呼叫中心系統(tǒng)?配圖2

二、呼叫中心特色

自動話務員

呼叫中心系統(tǒng)智能特色備受矚目，自動話務員便是特色之一，在日常工作中，可以使咨詢者自動進入合適的呼叫隊列，能夠提示咨詢者通過電話按鍵選擇所需要的服務，現(xiàn)在很多系統(tǒng)已經(jīng)能夠識別咨詢者說出的業(yè)務請求，從而轉接給相應的工作人員，或是進入相應的模塊，進一步開啟業(yè)務辦理及合作。

交互式語音應答

呼叫系統(tǒng)的交互式語音應答模式可以滿足各種業(yè)務場景，現(xiàn)有技術支持可視化展示，操作簡單，并能支持深入導航設置。IVR也可將數(shù)據(jù)傳送到ACD系統(tǒng)，以幫助系統(tǒng)進行正確的呼叫引導。企業(yè)用戶通過使用系統(tǒng)工具，就能獲取客戶信息，大部分的呼叫工作可以自動化完成，幫助企業(yè)降低運營成本，增加營收。

CTI/彈屏

CTI技術是呼叫中心的特色技術，什么是CTI?簡單來說就是計算機與電話集成，實用價值相當高。應用中可以將來電信息送達前端頁面，便是大家常說的來電彈屏。來電信息顯示非常完整，會包括客戶信息和歷史溝通記錄。系統(tǒng)集成技術應用普遍，數(shù)據(jù)在呼叫時自動顯示，在近幾年的發(fā)展中，已經(jīng)逐步形成語音數(shù)據(jù)及多媒體信號的集成。

通話錄音

用戶使用呼叫中心系統(tǒng)，就能針對通話過程進行錄音保存。保存的錄音可以作為工作檢查或是工作依據(jù)，在處理相關問題時，能夠快速查明實際情況。調取錄音十分方便，搜索日期、關鍵字、號碼等方式可以快速調取記錄。例如銷售為主的企業(yè)通常會操作系統(tǒng)來記錄與客戶溝通的內容，從而能找出話務人員溝通問題，提高業(yè)務能力。

什么是呼叫中心系統(tǒng)?配圖3

特別注意事項：

用戶在使用過程中也要注意一些方面，司法管轄區(qū)對使用自動撥號程序有諸多法律管制，所以在部署撥號器時就要檢查到位，避免觸碰法律、法規(guī)。用戶要正規(guī)應用智能溝通工具來開發(fā)市場，獲取客戶資源，保障業(yè)務可以長久運營下去。

結語

通過對呼叫中心系統(tǒng)功能以及特點的歸納，就能透徹了解系統(tǒng)的主要作用。廣大企業(yè)用戶可以操作系統(tǒng)開展各項業(yè)務工作，與客戶順暢聯(lián)絡，挖掘大量的資源，便于之后的運營發(fā)展。系統(tǒng)功能會隨著時代發(fā)展進行更新升級，使功能可以貼合更多用戶的需求，解決溝通問題。技術創(chuàng)新為發(fā)展助力，智能化應用為企業(yè)賦能。

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