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搭建公司知識庫，關注著幾點就夠用了

原創

2024/02/06 16:34:02

來源：天潤融通

作者：Tian

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本文摘要

我們常說，知識管理就是讓組織知識資產流動起來，在一個地方沉淀下來。怎樣沉淀和利用這種知識是一個值得研究與討論的話題。知識管理不是簡單地存檔公司積累的文檔和材料，更重要的是創建共享、運用、共享和再利用的文化。

在信息爆炸的今天，知識的價值與日俱增。但是很多企業卻沒有為知識管理做好足夠的準備。

搭建公司知識庫

目前在公司內部構建知識庫主要關注以下幾點：

建立知識庫的目的

1、對已有的知識進行挖掘，并在公司內部實現共享，提升知識利用率，并使員工能夠隨時隨地地獲取所需要的知識;

2、根據已有的知識，不斷更新產品或服務，提升企業的市場競爭力;

3、利用外部信息、內部經驗來完善產品或服務，使其更加貼近市場，滿足客戶需求;

4、充足利用積累的經驗，協助員工更快地達到目標，并相應塑造員工能力;

5、提升團隊之間的交流與合作。企業之間的競爭實質上是企業文化良性競爭。文化出色的公司會獲得市場機遇，在激烈的競爭中站穩腳跟。出色的文化是由員工攜手共創的。建立企業知識庫是公司造就優秀文化的過程。

搭建知識庫的關鍵要素

1、用戶參與：員工參加激勵機制是構建知識庫的動力。公司應建立完善用戶參與制度，激勵員工積極表達意見，成為一種習慣。

2、知識共享：建立公司知識庫的最終目的是方便員工獲得知識，提高效率。因而，員工應掌握知識庫效果，并積極參與其中。員工的共享行為是公司對管理結論的肯定。

3、文檔管理：梳理目前文檔，形成文檔目錄，分組管理，便捷員工搜索應用。培訓新員工，把握公司知識庫構造，和同事分享內容。針對關鍵材料，還應設置專門的“文檔目錄”，便捷查詢。

知識庫的運行方式

1、內容發布：內容的發布包括公司內部和外部兩種。

內部發布：由公司各部門、各業務部門的員工將需要共享的文件或資料，通過內部網絡進行上傳。外部發布：主要是針對企業客戶和潛在客戶進行，在互聯網上將需要共享的文件或資料以文本文件或圖片形式上傳到公司的內網。

2、檢索：公司內部員工可以通過多種檢索方式來查找所需內容。

3、共享：員工能通過共享頁面共享收集的文件或材料，還可以幫助別的員工。

管理與維護

公司知識庫建立后，進一步管理和維護知識庫。系統需要維護和更新內容，以保證各種資料的時效性。

內容管理：負責知識收集、整理、分類、審核和發布等環節，檢查內容是否準確、完整，是否有利于企業業務開展，檢查時需要嚴格遵守企業內部保密和隱私規定。

權限管理：管理不同用戶角色訪問控制和權限分配。根據員工職位和職責設置不同的訪問權限。

版本控制：記錄知識版本的變更歷史，以便追蹤和回溯，實現不同版本知識一致和兼容性。

備份與恢復：定期數據備份，制定數據恢復策略與流程，應對數據丟失或損壞的情況。

更新與維護：內容更新、修改和完善，定期審查和更新，監測運行狀況，及時解決故障和問題。

總結

企業想要搭建知識庫是一個比較復雜的過程，要有全面的知識管理策略，在搭建之前，確定企業內部管理需求，選擇適合企業的管理工具和方法，才能夠建立一個可持續發展的知識庫體系。

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