原創
2023/12/11 09:30:47
來源：天潤融通
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本文摘要
企業內部的知識庫，是企業內部的知識和經驗的匯總和沉淀，是員工個人成長的重要渠道。但是在實際的運營中，由于企業內部文檔的分散存儲、權限管理等問題，導致企業內部知識庫利用率低、更新慢、更新效率低等問題。
企業內部的知識庫，是企業內部的知識和經驗的匯總和沉淀，是員工個人成長的重要渠道。但是在實際的運營中，由于企業內部文檔的分散存儲、權限管理等問題，導致企業內部知識庫利用率低、更新慢、更新效率低等問題。
管理系統就是為了解決以上問題而開發的一套產品，系統主要功能包括：文檔管理、權限管理、知識共享和智能檢索等。
文檔管理
文檔管理是知識庫最基礎的功能，用戶可以通過文件夾或文件系統對文檔進行管理。
文檔管理中，支持創建目錄樹、建立索引、編輯文檔和對文檔進行權限控制。
創建目錄樹：用戶可以在系統中創建一個目錄樹，將文件上傳到該目錄，并為每個目錄分配一個名稱，方便用戶查找和定位。
建立索引：用戶可以為每個目錄建立一個索引，在文件上傳時自動建立索引。如果文件已經上傳，用戶也可以為其創建一個索引。
編輯文檔：用戶可以在文檔管理中對文檔進行修改和編輯，修改后的文檔會自動更新到最新版本。還可以對文檔進行權限控制，如查看、下載和打印等。
權限管理
權限管理是為了控制用戶的操作，一般分為以下幾種：
1、文檔組權限：定義文檔組內的成員，可以查看所有成員的文件、圖片、文檔等;
2、普通用戶權限：賦予普通用戶操作權限，只能查看文檔的標題、摘要等信息;
3、特殊用戶權限：賦予特殊用戶可以查看所有文檔的標題、摘要等信息，并可以將這些信息以附件的形式發給同事，供大家閱讀;
4、普通員工權限：賦予普通員工操作權限，只能查看自己所在團隊內的所有文檔。
系統支持動態調整權限，可以根據部門需求進行動態調整，讓不同部門可以共享不同的權限信息，從而保證整個知識庫系統內所有人都可以方便地訪問和操作。
知識共享
通過系統，可以將員工在工作中形成的知識成果，進行集中管理、分發、共享。
系統支持將員工的知識成果，按照專業進行分類，如：銷售專業、市場營銷專業、客服專業等等。并且系統支持將不同的內容，進行智能匹配和自動分發。
管理員可以根據需求，自定義分類結構，例如：按照不同的知識成果進行分類，如：市場營銷類、市場調研類等。
對于員工來說，可以通過個人中心的“我的知識庫”模塊進行查看和分享。
智能檢索
系統支持對企業已有的文件進行智能搜索，可自動檢索出符合條件的文檔。并自動標注文件的類別，可設置自動搜索時間間隔。
支持多種搜索方式，包括按名稱、關鍵詞、標簽、作者等多種方式進行搜索。支持對歷史文檔進行智能檢索，可按照時間順序、關鍵詞和作者等條件進行檢索。
知識庫管理系統常見問題
1、知識庫內容質量不高怎么辦?
建立規范和流程：制定收錄標準、審核機制、更新頻率等規范和流程，以確保知識庫的內容準確、完整、及時更新。
2、知識庫如何保證更新?
建立專業的系統管理辦法，實現知識的集中管理和共享，提高可用性和價值。
3、知識庫訪問受限怎么辦?
針對不同部門和成員的需求，制定相應的培訓計劃，提高員工對知識庫的使用技能和意識，促進知識的共享和應用。
知識庫管理系統 知識庫管理系統
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